E-Mail Archivierung

Das Unifed Mail Archive (UMA) von Securepoint ist eine innovative Lösung zur langfristigen Archivierung von E-Mails.

Die ein- und ausgehenden E-Mails werden vollautomatisch ans UMA übertragen und dort anhand der eingestellten Regeln gesetzeskonform archviert, selbstverstänlich auch unter Berücksichtigung des Datenschutzgesetzes.

Entlasten Sie Ihren Mail-Server und vereinfachen Sie die Datensicherung. Befreien Sie Ihre Anwenderinnen und Anwender von der Aufgabe, sich um die «Ablage» der Mails selber kümmern zu müssen.

Der Hauptanteil der geschäftlichen Korrespondenz wird heute über E-Mail abgewickelt. Selbst Rechnungen werden immer häufiger nur noch elektronisch versandt. Nun sind aber E-Mail-Programme wie z.B. Outlook denkbar ungeeignet, um E-Mails längerfristig sinnvoll aufzubewahren. Aufbau und Unterhalt einer Ordnerstruktur sind sehr aufwendig und belasten den Mailserver. Die Verantwortung für die Aufbewahrung der Mails liegt bei den Nutzerinnen und Nutzern selber. Die Mail-Programme verfügen in der Regel nur über rudimentäre Suchfunktionen und können z.B. Anhänge nicht durchsuchen. Kein Wunder, werden wichtige Mails häufig immer noch ausgedruckt und abgelegt.

Mit dem Unified Mail Archive von Securepoint können wir eine innovative Lösung für die automatische Archivierung von E-Mails anbieten. Die Mails werden direkt vom Mailserver abgerufen und im UMA regelbasiert archiviert. Es werden die gängigen Mailserver unterstützt, wie zum Beispiel Microsoft Exchange und Exchange Online (Office 365).

Der Archivierungsvorgang geschieht dabei vollautomatisch im Hintergrund. Die Nutzer merken nichts davon. Diese haben nur lesenden Zugriff auf das Archiv. Das heisst, archivierte Mails können von Nutzern weder verändert noch gelöscht werden. Ein Plugin integriert das Archiv in Outlook und ermöglicht eine komfortablen Suche nach archiverten Mails. Weil während des Archivierungs-Vorgangs auch die Dateianhänge indexiert werden, können Mails auch nach Stichworten in den angehängten Dokumenten gefunden werden.

Vorteile des Unified Mail Archive für Unternehmen

  • Schutz vor Datenverlust: Bewahren Sie alle E-Mails zentral, sicher und langfristig auf, denn UMA ermöglicht die 100-prozentig revisionssichere Archivierung aller E-Mails für beliebig lange Zeiträume.
  • Schutz vor Manipulation und Löschung von E-Mails: Anwender sind nicht in der Lage, die E-Mail-Archivierung von UMA zu manipulieren. Auch vorsätzlich gelöschte E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.
  • Produktivitätssteigerung: Machen Sie E-Mails als Wissensbasis für Mitarbeiter nutzbar und sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr unnötig viel Zeit beim Aussortieren von unnützen E-Mails verlieren.
  • Sicher, schnell und nicht zum Mitlesen: Extrem sicher und schnell im Zugriff und kein Mitlesen abgelegter Datenbestände durch externe Diensteanbieter.
  • Vollautomatischer Betrieb mit niedrigen Kosten: Die E-Mails werden automatisch archiviert. Ein vollautomatischer und einfacher Betrieb mit niedrigen und fest kalkulierbaren Kosten wird mit UMA ermöglicht.
  • Vier-Augen-Prinzip nach Datenschutzbestimmungen: UMA kann auch mit einem Supervisor-Mode im Vier-Augen-Prinzip nach den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen genutzt werden.
  • Revisionssicher: Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln sorgt dafür, dass zu jeder Zeit die Manipulation der Daten nachweislich ausgeschlossen ist. Mittels einer kryptographischen Signatur wird so die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.

Vorteile für Anwenderinnen und Anwender

  • Weniger Zeitverlust: Der Aufwand für den Aufbau einer Ordnerstruktur und das Ablegen der Mails in die Struktur erntfällt. Das Postfach kann bedenkenlos aufgeräumt werden; nicht mehr benötigte Mails werden einfach gelöscht. Sie sind ja notfalls noch im Archiv abgelegt.
  • E-Mails einfacher finden: Das UMA stellt Anwendern eine intuitive Oberfläche zur Verfügung, die es erlaubt, beliebige Dokumente in einfacher Form zu suchen (Volltextsuche) und effektiv zu finden.
  • Schnelles Eingrenzen einer gesuchten Information: Das intelligente DMS-System vom UMA sorgt im Hintergrund dafür, dass die Daten automatisch für den Anwender aufbereitet werden:
  • E-Mail-Wiederherstellung: Anwender können mit dem UMA verlorene E-Mails per Drag and Drop selbst wiederherstellen und haben so ein einfaches sowie sicheres Backup für ihre eigenen Datenbestände.

Scrennshot Outlook Plugin

Screenshot Outlook Plugin - Scrennshot Outlook Plugin

Umsetzung

Das Unified Mail Archive kann als virtuelle Maschine (VM) auf einem Host betrieben werden. Unterstützt werden Hyper-V und VMware. Die Hardwareanforderungen sind bescheiden, einzig genügend Speicherplatz für das Archiv wird benötigt. Bei 10 - 24 Postfächern und einer Nutzung über fünf Jahre fallen in diesem Fall lediglich Lizenzkosten in der Höhe von etwa 1.35 Franken pro Postfach und Monat an.

Alternativ kann das UMA auch als komplette Appliance, das heisst mit eigenständiger Hardware erworben werden.

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